MEM logra reducir en 36% consumo de papel en sus oficinas

El Ministerio de Energía y Minas (MEM) informó que durante los años 2010 y 2011, logró reducir en 36% el consumo de papel en sus diferentes oficinas, y que la perspectiva para fines de este año es lograr una reducción del 70% con respecto al cierre del año 2009, con la implementación de varios proyectos.

Recordó que en el año 2009 aplicó una política de ahorro de papel basada en el uso de hojas por ambas caras, con lo cual se logró un menor consumo del 3% respecto al 2008. A partir de marzo de 2010, el enfoque fue en la gestión de los documentos, identificando un grupo de proyectos que permitieran lograr una gestión sin papeles, dentro de lo permisible.

Sobre el Proyecto 0 Papel, el MEM señaló que, entre los planes para continuar con el ahorro de papel, figuran los expedientes digitales que puedan ser compartidos por diferentes profesionales, sin necesidad de sacar fotocopias; terminar con la automatización de los procesos administrativos, que tiene un avance del 95%; el memorando electrónico y documentos internos. Esto permitirá gestionar el conocimiento explicito y accederlo en forma rápida, a través del sistema.

Destacó que, entre los planes colaterales, están: el Gobierno Electrónico, mediante la automatización de los procesos TUPA y no TUPA, lo cual acercará los servicios a los ciudadanos y empresas, minimizándose el ingreso de expedientes físicos; la Gestión de los Procesos permitirá un uso racional de la información y sobre todo de los reportes; finalmente, la Gestión del Conocimiento tácito, permitirá a las comunidades virtuales corporativas el intercambio del conocimiento entre expertos, sin intercambiar papeles.

De otro lado, señaló que los beneficios de la oficina sin papeles es la reducción de costos y acceso rápido a la información, más espacio para las personas, seguridad de los documentos y fácil intercambio de información.

Otra ventaja es la capacidad para manejar el crecimiento de la institución, el acceso a los documentos desde cualquier lugar a través de intranet y el hecho de que con una estructura de acceso a los documentos adecuada, se logra flujos de información para la gente que lo necesita (Gestión del Conocimiento).

Cabe mencionar que la reducción del consumo de papel es una tendencia mundial y “la oficina sin papel” es un concepto relativamente antiguo que data de los años 40, cuando se dio a conocer la idea de la oficina del futuro.

Con la llegada de las computadoras personales, esta idea toma nuevo impulso, sin embargo, los modernos sistemas de impresión y fotocopiado causaron el efecto contrario.

Pero la madurez de los conceptos de la factura electrónica y la firma electrónica, se han eliminado dos muros insalvables como las facturas impresas y los contratos en papel. Igualmente, la tendencia en los próximos años será la del trabajo sin papeles y los nuevos dispositivos electrónicos estarán diseñados en esa línea.

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